31 мая компания OLMAX пригласила всех желающих послушать лекцию Олега Проценка «Мобильная среда: пора начинать» о том, как правильно организовать удаленную работу и виртуальный офис.

Сегодня это очень актуальная тема, особенно в сфере креативной экономики. Где бы вы не были, вам нужен только интернет и связь — рабочее место готово.

Это экономит вам время на дорогу, руководству — деньги на аренду офиса и организацию рабочего места, для страны в целом это обеспечивает приток бюджетных средств (меньше транспорта на дорогах — меньше парниковых выбросов и экономия на нефти), способствует развитию регионов, жители которых смогут продавать свои мозги удаленно и социальному фактору — проще трудоустроить инвалидов и беременных женщин.

Однако не все так просто, и Олег попробовал представить нам плюсы и минусы такой модели.

Олег Проценко: основатель и генеральный директор PEP®worldwide Ukraine (консалтинговая компания) эксперт в сфере повышения командной и личной эффективности.

Мировая тенденция

Прежде всего он заметил, что все к этому придут, рано или поздно. В Евросоюзе уже действует закон, согласно которому госслужащие должны проводить вне офиса не менее 25% своего рабочего времени. В США президент Барак Обама подписал 9 декабря 2010 года указ о 20% обязательной удаленной работы.

Исследовательская компания IDC прогнозирует, что к 2013 году число людей с альтернативным рабочим местом составит около 35%.

Впрочем, цифры цифрами, а живой пример лучше.

По словам Олега, он был в одном из киевских офисов крупной телекоммуникационной компании, где сидят около 200 технических специалистов, которые приходят с утра, садятся каждый за свой ноутбук, одевают наушники и до вечера их больше не слышно. В огромной комнате стоит практически полная тишина.

В шесть часов вечера вся эта толпа встает, одевает рюкзаки и единой колонной движется на выход. «Зачем они там?», — недоумевал Олег.

В чем плюсы удаленной работы

Был сделан акцент: речь идет о удаленных корпоративных работниках, а не о фрилансерах. При этом сотрудники периодически появляются в офисе, а не «один раз пропали и больше их не видно».

Итак, в чем преимущества такой модели:

Снижение расходов на содержание персонала

Кресла, степплеры, бумага, кофе, электроенергия, кондиционеры, ионизаторы и увлажнители (вы смеетесь, а у нас в офисе есть) и так далее.

Одна украинская компания как раз собирается провести эксперимент: 100 ее сотрудников 50% времени будут не в офисе (при штате в 300 человек). По приблизительным подсчетам, это принесет компании 2.4 млн грн в год.

А самим сотрудникам не нужно постоянно тратится на поддержание дресс-кода (если такой в компании есть), косметику и другие ежедневные расходы, уже не говоря про транспорт или бензин для машины. Опять же, пользуясь своим калькулятором, Олег подсчитал: если 30% украинцев периодически будут работать удаленно, это принесет в госбюджет 30 млрд грн.

Повышение производительности работы

Олег рассказал про проблему жаворонков и сов. У первых самый активный работоспособный период наступает утром (но в это время они едут на работу), а у вторых — уже тогда, когда пора с работы уезжать.

Кроме того, в офисе есть много отвлекающих моментов. С утра все пьют кофе, потом к вам подходят коллеги с разными вопросами и так далее.

По статистике, производительность удаленных сотрудников повышается на 15-35%. При этом, конечно, они должны уметь распланировать свой день и самостоятельно работать с заданными целями без постоянного тычка начальника.

Удержание талантов

Предыдущее поколение (baby boomers) вот-вот выйдет на пенсию. А хороших мозгов не хватает. Уже сейчас компании-хантеры готовы заплатить за талантливого программиста 1000$; и это оплата только за занесение его в базу специалистов («обнаружить», что такой человек есть), а не за трудоустройство по вашему совету.

Компания, которая создаст своим сотрудникам более привлекательные и гибкие условия работы имеет больше шансов удержать светлые умы.

Динамичность

Меньше привязанности к физическому местоположению, более гибкая информационная структура (в облаке).

Руководство, которое решилось внедрить у себя такую организационную модель, должно многое пересмотреть, из-за чего процесс постановки задач и принятия решений тоже становится гибче.

Стихийная устойчивость

Евро 2012, например. Многим людям будет не очень удобно добираться в центр города из-за наплыва туристов. Или очередной вирус гриппа.

Социальный эффект

То, о чем говорилось выше.

1. Сегодня умные молодые ребята из регионов едут в столицу, т.к. здесь возможностей больше и это вместо того, чтобы работать у себя дома и покупать у себя дома, тем самым поддерживая экономику области.

2. Полноценная работа у инвалидов. Мало кто возьмет человека в коляске работать в офис. Зато дома этот человек может спокойно использовать свой мозг на благо компании.

3. Удобство для беременных женщин. При налаженной виртуальной инфраструктуре женщины могут частично включиться в работу уже в течении первых недель или месяцев после рождения малыша.

За три «домашних» года многое в профессии может измениться и снова вернутся к своим обязанностям бывает очень сложно.

Недостатки

1. Рабочая среда — это еще и социальная среда, которая держит человека в тонусе

Прим.: закостенелые фрилансеры часто перестают за собой следить. и выглядят не очень опрятно. Ну в самом деле, зачем вам атлетическая фигура или выглаженная рубашка, если дома на вас никто не смотрит :). Можно обойтись брюшком, грязными длинными ногтями и небритостью.

Еще одно из самых частых опасений удаленных работников — что их обойдут по службе, «с глаз долой — из сердца вон». Человек, который каждый день мелькает перед глазами, запоминается руководству гораздо лучше, есть эмоциональный контакт.

2. Старый стиль управления и неумение ставить цели

Технически проблем нет вообще никаких. Широкополосный интернет доступен практически везде, на крайний случай для работы с документами хватит даже 3G.

Для виртуального офиса есть облачные Office 365, Google Apps, Feng и так далее. Для контроля эффективности — Yaware и другие программы.

Единственные проблемы — ментального характера.

Сотрудникам нужно уметь мотивировать себя, ставить планы и сроки, определять эффективность по ключевым KPI, делегировать и контролировать задачи, проводить эффективные виртуальные собрания. Но все это может начаться только тогда, когда к этому будет готов топ-менеджент.

Также в компании должна быть разработана стандартизованная информационная структура. Расположение файлов в базе и инструкции должны быть понятны всем, для взаимозамены и быстрого введения в курс дела новых сотрудников.

А не так: на одном компьютере отчеты хранятся в папках «май 2012», «июнь 2012», а на втором папки названы по именам — «Оля», «Катя», «Света» :).

Послесловие

Полтора часа мастер-класса были очень интересными и действительно заставили задуматься.

И не только об удаленной работе, а и о реальной необходимости постоянно спящих в будках на станциях метро женщин в форме и кассиров, выдающих жетоны (с этой работой справился бы не очень сложный автомат). Но это уже другой малоприятный разговор.

Компании Olmax большое спасибо за интересные встречи.

P.S. 9 июня Олег Проценко будет проводить более подробный семинар на «мобильную» тему. Подробности также можно узнать в OLMAX.