Умение планировать рабочее время важно для всех работников сферы IT и интернет-маркетинга. Поскольку я SEO-специалист, то примеры в статье будут главным образом из области поисковой оптимизации сайтов. Моя работа связана с большим количеством и рутинных задач (сем. ядро, мета-теги), и требующих максимальной концентрации (аудит ссылочной массы и внутренней оптимизации). С ростом числа проектов объемы этих задач увеличиваются, что, в свою очередь, требует все большего времени.

И вот ты начинаешь замечать, что не вкладываешься в дедлайны. Что делать? Можно отказаться от части проектов, а можно просто начать работать больше. Однако для начала нужно проанализировать, правильно ли ты планируешь свой рабочий день. На какие задачи тратится много времени? Возможно, какие-то внешние факторы не дают сосредоточиться?

Основные причины, которые приводят к нехватке времени

Тайм-менеджмент — это универсальная техника, которую одинаково успешно могут использовать все: от копирайтеров и контент-менеджеров до digital-маркетологов и владельцев бизнеса. Я буду исходить из своего личного опыта работы в качестве поискового оптимизатора Авеб.

1. Отвлекающие факторы

  • Почта. Как только приходит очередное письмо, оптимизатор сразу заходит его читать, не закончив работу над актуальной задачей.
  • Соцсети и средства общения в сети (Вконтакте, Фейсбук, Скайп, чаты). При работе над задачей, оптимизатор периодически отвлекается на общение в соцсетях и другие мессенджеры.
  • Клиенты. Постоянные звонки с просьбами сделать «вот то» и посмотреть «вот это» сильно отвлекают оптимизатора. Результат: рассеянное внимание и ворох новых подзадач. Оптимизатор тщетно пытается одновременно решить целый ряд проблем, а остальные хотя бы распланировать, но, в итоге, просто теряет время, не доводя работу до конца.
  • Если оптимизатор работает в офисе, еще одним фактором потери времени могут быть коллеги, а именно — постоянные вопросы, которые они задают.
  • Если оптимизатор — фрилансер, который работает с дома, он может терять время на домашние дела и отвлекаться на родных. Дома нет начальника или тим-лида, который будет постоянно контролировать своевременное выполнение задач.
  • В итоге, частые прерывания на различные факторы являются ключевыми пожирателями времени и сил.

2. Планирование рабочего дня

Не распланированный или неправильно распланированный рабочий день — проблема настолько же важная. В обоих случаях много времени уходит впустую, поскольку задачи делаются хаотично, при этом много важных дел отходят на задний план.

Планирование времени начинается с определения целей и приоритетов. Причем это касается как долгосрочных, так и краткосрочных задач. Цели должны быть реалистичными, максимально конкретными и состоять из ряда простых подзадач.

Например: добиться улучшения позиций по определенному проекту. Чтобы выполнить эту задачу, нужно составить список действий, а если список слишком большой или есть несколько объемных задач — нужно рационально распланировать их выполнение. Распределите время на выполнение объемных задач, но не в ущерб другим горящим делам. Возможно, стоит разбить задачу на несколько дней или этапов.

Ваш календарь должен быть заполнен как минимум на неделю вперед. Каждое утро тратьте 5-10 минут на то, чтобы ознакомиться с планом задач. Ежедневно будут появляться новые задачи, которые также нужно вносить в план и актуализировать. Все задачи должны быть классифицированы по приоритетам и важности.

3. Откладывание сложных или неприятных задач «на потом»

Нельзя откладывать «на потом» важные и сложные задачи — это верная дорога к авралу: вы никак не успеете закончить все дела в установленные сроки. Если же вы переключитесь только на выполнение масштабных задач, то потеряете время на работу со второстепенными задачами, которые также постоянно прибавляются, — получайте еще один аврал!

На каждый день в первой половине дня должны быть запланированы 1-2 важных и сложных задачи.

Поскольку с утра оптимизатор полон сил и бодр, эти задачи удастся выполнить эффективно и при затратах меньшего количества времени. Планируйте такие задачи, исходя из их срочности и приоритетности. А уже во второй половине дня занимайтесь второстепенными делами с более отдаленными дедлайнами.

4. Отсутствие планирования циклических задач

В работе SEO-специалиста есть много задач, которые периодически повторяются. Если вовремя не распланировать такие дела, на них будет уходить слишком много времени. Например, проверка позиций по проекту: их не стоит проверять каждый день, поскольку за сутки ничего сверхъестественного с ними не случится, но следить за ними необходимо. Запланируйте проверку позиций по проекту с оптимальной периодичностью, скажем, раз в три дня.

Чтобы отслеживать резкий обвал позиций или доступности сайта, советую использовать автоматические уведомления.

5. Нет чередования умственного и физического труда, а также отдыха

Оптимизатор каждый день занимается умственной работой (читай — мозговым штурмом). Чтобы вывести проект в ТОП, понять причину проседания или узнать секрет успеха конкурента, нужно детально анализировать большие массивы данных. Целыми днями я могу проводить время за монитором в постоянной работе, отвлекаясь разве что на обед. В результате, ближе к вечеру эффективность падает в разы, и чем дольше ты работаешь в таком режиме — тем хуже себя чувствуешь.

Уделяйте по 10-15 минут каждые два часа на отдых или физическую разминку (если есть тренажер или турник).

Научитесь планировать задачи под свои рабочие часы

У каждого человека могут быть разные «рабочие часы», то есть, для кого-то творческие задачи оптимально выполнять утром, а рутинные — вечером. Для кого-то наоборот. При ежедневном планировании вы должны учитывать свои «рабочие часы» и выполнять в это время все важные и сложные задачи с максимальной эффективность.

Почему планирование необходимо?

Планирование позволяет учесть все задачи и ничего не упустить. Человеческая память — ненадежный инструмент, и риск забыть или потерять из виду нечто важное есть всегда. План рабочего дня поможет упростить навигацию среди большого количества задач, позволит держать в фокусе все детали, а также освободит внимание для действительно актуальных дел.

Кроме того, планирование помогает расставить приоритеты и сосредоточиться на решении горящих задач вместо того, чтобы тратить львиную долю рабочего времени на второстепенные дела. Не забывайте планировать и свое время на отдых!

Наконец, четкий план обеспечивает спокойное эмоциональное состояние. Когда человек не знает, чем он будет заниматься в течение дня, возникают нервозность и растерянность («а вдруг я не успею или забуду о какой-то важной задаче?»). Имея перед глазами детальный план, человек спокоен и готов к работе, в конце дня он лишен чувства неудовлетворенности. По крайней мере, шансы того, что он будет доволен своим днем, значительно возрастают :)

Планирование рабочего времени поможет избежать авралов и каждый день успевать эффективно выполнять все больше и больше задач. Конечно, также важна тренировка: тонкости тайм-менеджмента нельзя постичь сразу, ни разу не споткнувшись и не нарушив пару-тройку дедлайнов.

Напоследок — список полезных ресурсов по тайм-менеджменту, чьи советы регулярно спасают нервные клетки многим сотрудникам Авеб:

  1. «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» Глеба Архангельского,
  2. «Deadline. Роман об управлении проектами» Тома ДеМарко,
  3. «Как привести дела в порядок» от создателя системы GTD Дэвида Аллена,
  4. «Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут» Штеффана Нетенберга,
  5. Классная англоязычная презентация от Этьена Гарбугли.

Продуктивной работы, друзья!