Хроническая неуспеваемость – одна из главных проблем, мешающих нам эффективно работать и полноценно жить. Ее причины – неумение расставлять приоритеты (вроде я что-то делаю, а кажется – будто ничего не делаю) и постоянное откладывание «на завтра». Узнаете себя? Честно говоря, вы не одиноки. Давайте вместе попробуем с этим разобраться.

Обычно человек начинает задумываться о своей успеваемости в двух случаях. Первый – когда у него не получается выполнять определенный норматив, и это становится проблемой для него и окружающих.

Второй случай – когда с нормативом все хорошо, но хочется дополнительно себя «оптимизировать», чтобы стать еще эффективнее, а освободившееся время потратить на другие занятия или отдых.

Нужно что-то делать

Этот пост скорее посвящен первому случаю, и первой же ошибке, которую допускают люди в поисках лучшей методики управления временем. Они начинают примерять на себя все способы по очереди.

Это долго. Кроме того, систем тайм-менеджмента много, и они довольно разноплановые. Если интересоваться всеми, то рано или поздно в голове образуется каша, в которой разобрать что-то уже вовсе нереально, потому что одна точка зрения будет перебивать другую.

Тогда человек попросту «забивает» на самоорганизацию, продолжая жить и работать «как есть», но еще и испытывая в придачу какую-то глухую неудовлетворенность или чувство вины.

Чтобы этого избежать, нужно правильно наметить стартовую точку работы с неуспеваемостью. Нужно сначала понять механику проблемы (в каждой конкретной ситуации!) а уже потом искать инструменты для ее решения.

Ой, как всё сложно

«А зачем такие сложности?» – спросит читатель. «Берем обычный блокнот. Пишем там все, что нам нужно, а потом отмечаем – что мы из этого сделали.»

Эх, дорогой читатель. Если не понимать причин своей неуспеваемости, то даже обычный блокнот может стать источником невроза.

Жизнь – не поезд, и не едет четко по намеченной колее. Всегда, как чертик из табакерки, может выскочить какое-нибудь непредвиденное обстоятельство, а иногда даже несколько. То есть, тебе придется каждый раз корректировать свое расписание, и это может начать действовать на нервы, потому что хочется сохранить видимость контроля своей жизни.

Кроме того, эти пунктики могут стать самоцелью. Я знаю людей, которые испытывают искреннее огорчение и даже некоторый физический дискомфорт, когда в конце дня перед ними лежит листочек, на котором из десяти пунктов отмечено только девять…

В конце-концов, надо уметь ставить задачи, которые записаны в блокноте, и хотеть их выполнять, а еще – уметь концентрироваться при выполнении самой задачи. Тренироваться в каллиграфии можно бесконечно, но если это не приводит к каким-то конкретным результатам, то от записывания толку мало.

Откладывание. Как и почему?

Давайте сначала посмотрим, почему мы оттягиваем сроки выполнения дел. Интересно, что в психологии для этого есть специальный термин – «прокрастинация».

Смотрим в Википедии:

«Прокрастинация проявляется в том, что человек, осознавая необходимость выполнения вполне конкретных важных дел (например, своих должностных обязанностей), игнорирует эту необходимость и отвлекает свое внимание на бытовые мелочи или развлечения. Психологи часто определяют прокрастинацию как механизм борьбы с тревогой, связанной с начинанием либо завершением каких-либо дел, принятием решений.»

Если вы замечали за собой такую привычку, но не могли ее вещественно объяснить, можно сравнить это описание со своим случаем, и задуматься – по какой причине возникает чувство тревоги. Очень вероятно, что если решить какие-то проблемы личного характера, то и работа наладится.

Хорошая книжка, в которой доступно рассказано о прокрастинации, и о том – как ее побороть:  Лео Бабута, «Нет Прокрастинации».

По объему это даже не книга, скорее – большая статья. Читается легко и быстро.

Расстановка приоритетов

В книге Лео Бабуты есть простые советы и на этот случай. Неправильная постановка задач и откладывание обычно тесно связаны, потому что одно тянет за собой другое.

Например, человек ленится убирать свою квартиру (понемножку) каждый день, в конце-концов, доводя ее до такого состояния, что поможет только генеральная уборка. Но генеральная уборка – это тяжело и долго, проводить ее можно только на выходных. А на выходных хочется отдохнуть. Вот вам и прокрастинация в замкнутом круге.

Или так: в течение рабочего дня мы отвечаем на каждое новое письмо. В результате полдня уходит на переписку и переключение (физическое и ментальное) между браузером и основной работой. Работа обычно остается невыполненной, потому что постоянно нарушается концентрация.

Личный пример неэффективности: когда я пишу статью, то сразу начинаю ее править, стараясь хорошо написать каждый абзац. На самом деле, лучше вносить любые мелкие правки после того, как общий черновик закончен. Это касается не только статей.

Идеальный интерфейс или дизайн никогда не выйдут в свет просто потому, что идеал недостижим. Нужно иметь смелость «выкатить» свой вариант, учесть замечания и внести правки.

Для того, чтобы правильно расставить приоритеты, нужно их обозначить. Для такой визуализации подходят карты памяти. Из тех, которые я пробовал, самой удобной мне показалась XMind. Бесплатной версии хватает для большинства задач.

Пара удобных инструментов для организации

Пара слов о удобных инструментах для самоорганизации:

Задачи (To-Do списки):

1. Блокнот :)
2. MicroToDo

Удобный и простой список, открывается как вкладка в браузере.

Вполне хватает демо-версии, но если сильно хочется – можно купить за любую цену (работает принцип pay is you wish, «заплати сколько сможешь»). Я свою купил за доллар.

3. Google Календарь, думаю, все знают.

4. Для истинных гурманов и работодателей существуют более развернутые системы учета времени и личной продуктивности, например Yaware. C ее помощью можно четко различать – когда ваши сотрудники работают, а когда «шарятся».

Хранение полезной информации

Если вам нужно скидывать все интересное, что попадается в сети, в одно место, мало того – назначать ссылкам, текстам, видео и другим типам информации категории и теги, то закладки браузера тут не помогут. (Можно, конечно, построить и разветвленную систему закладок, но это больше напоминает мазохизм.)

Лучше пользоваться онлайн-блокнотами.

Я поставил себе Evernote, и вполне доволен. Работает на всех декстопных ОС, Android, iOS и много на чем еще. Есть бесплатная и платная версия (~70 грн за три месяца), по функциональности между ними особых различий нет – разве что вам нужен поиск по PDF и больше места на диске.

В течении дня я просто сохраняю все нужные ссылки и тексты там, а вечером прочитываю все сразу. Получился своеобразный аналог ридера RSS-лент.

Для того, чтобы закидывать все в Evernote прямо с панели браузера (не заходя в сам сервис), нужно поставить клиппер. В «анонимной» версии Chrome клиппер сначала отображаться не будет – нужно зайти в настройки и поставить «птичку».

Еще пара удобных блокнотов для хранения разных заметок:

На этом все.

Хотя нет. Я припас еще один забавный ролик, который называется «Путь наверх лежит через постель». В нем основательница Huffington Post рассказывает, что у человека, который спит положенное время (минимум 8 часов) гораздо лучше работают мозги.

Мы с удовольствием его посмотрели. Правда, как заметила наш копирайтер Аня, для того, чтобы говорить такие простые и ясные вещи, нужно сначала не поспать пару лет и добиться каких-то успехов.

Уважаемые читатели, а как вы решаете вопрос организации своего времени?